איך לבחור מדפים לארכיון המשרדי?

המדפים מאפשרים לכל אחד, ממחסן ביתי ועד מחסני ענק של יצרניות גדולות, לאחסן את כל התכולה המבוקשת בצורה הרבה יותר נוחה, יעילה ומסודרת. למרות שלכולנו יש מדפים בבית, שיכולים להיות מותקנים על הקיר או להגיע בתור יחידות מדפים מודולריים, מדפים לארכיון זה סיפור אחר לחלוטין. כאן יש צורך ביעילות שיא ומחשבה לשנים קדימה.

חדר שכולו בנוי ממדפים

אם לא הייתם מימיכם בארכיון משרדי ודאי תיבהלו נוכח הכמות הרבה של יחידות המדפים. מדובר על אזור שגדול יותר מספרייה עירונית וכמובן הכול באופן יחסי הרי יש ארכיונים קטנים מאוד וספריות עצומות. ארכיון כזה בדרך כלל מקבל חדר משלו אך מרות זאת מדובר על שטח מצומצם יחסית שכמות התכולה בו גדלה באופן משמעותי עם השנים והנדל"ן עצמו הוא לא דבר שניתן לשנות. אחסון לגובה הוא פתרון נהדר אך מלבד זאת, יש כמה דברים שיכולים להפוך את האחסון להרבה יותר יעיל בלי להרחיב את שטחה אחסון.

הכירו את מדפי הקומפקטוס

מדפי קומפקטוס הם מערכת מדפים מיוחדת שחוסכת במקום רב בזכותה עובדה שאין מסדרונות בין יחידות המחסנים. המערכת דורשת התקנה מיוחדת שמציבה את כל יחידות האחסון על מסילות מיועדות שמאפשרות להזיז כל יחידת מדפים בהפעלת מאמץ פיזי מועט בלבד, כאשר יש כאלו שפועלות גם באופן חשמלי. יחידות מדפים אלו מאפשרות לארכיון המשרדי שטח רב יותר להצבת יחידות מדפים נוספות כאשר כל מה שצריך כדי להגיע ליחידה המבוקשת הוא להיעמד לידה ולמשוך אותה או לחלופין לפתוח את המרווח עם מערכת הנעה ייעודית, ידנית או חשמלית.

מדוע מדפי קומפקטוס הם הבחירה הטובה ביותר?

·        יחידות המדפים הללו מאפשרות התאמה בדיוק לצרכי המשרד. הם מתאימים לכל מקום, ממחסן ביתי ועד מחסני ענק, ממשרד קטן שצריך למצוא מקום לטפסים רבים ועד ארכיון עצום שמכיל מאות אלפי מסמכים. ההתקנה אינה מסובכת ולא אורכת זמן רב ותוך יום אחד אתם נהנים מאחסון מעולם אחר. מדפים אלו יכולים לכלול כמה מדפים שרק תרצו בהתאמה מודולרית קלה לשינוי, יכולים לכלול מגירות לתיוק מסמכים או כל דבר שיהלום את המסמכים שצריך לאחסן.

·        מדפי הקומפקטוס נותנים לכם נגישות הרבה יותר קלה לכל מסמך. בעוד חיפוש מסמך במדפים רגילים אורך זמן רב כי צריך לעבור בין המעברים ולחפש את שמו של לקוח מסוים לפי אותיות, יחידות מדפי הקומפקטוס עומדות זו לצד זו וכך אפשר לבצע חיפוש מהיר יותר בלי להיבהל מכמות המסמכים. זו שיטה נהדרת לאחסון בארכיונים משרדיים כאשר את המדפים ניתן לסווג לפי צבעים, אותיות או כל סימן זיהוי אחר.

·        כשמביטים על ארכיון שמורכב ממדפים אלו אפשר להבין מדוע זו שיטת אחסון טובה יותר. הארכיון נראה הרבה יותר פשוט ושליו בצורה הזו בלי שהמסמכים יכולים ליפול או לגרום למישהו לאבד את ההתמצאות. כול היחידות מסודרות זו לצד זו וכל מה שצריך לעשות הוא להבין איפה נמצא המסמך או הטופס שאנו מחפשים. אמנם זה נשמע הבדל פשוט וקטן אך בארכיוני ענק, זהו שוני משמעותי ביותר.

מדפים איכותיים לטווחה ארוך

בין אם בחרתם במדפי קומפקטוס ובין אם בחרתם בכל יחידת מדפים מודולרית אחרת, חשוב שתבחרו מדף איכותי לטווח הארוך. למרות שרכישת מדפים גדולים ורבים אינה זולה באותו הרגע אך אם המדף יתעקם או יתבלה, או שלא תתאימו אותו בצורה מלאה לסוג האחסון, יכול להיות שההוצאה שלכם בעתיד תהיה גדולה יותר. בחרו מדפים עמידים גם אם זה אומר להוציא מעט יותר כסף אך בהמשך הם ישרתו אתכם בצורה הכי טובה שיש.